始末書の書き方

始末書は反省文ではありません。書き方一つで、逆にあなたの評価を上げる効果も持っているんですよ。

始末書の書き方には色々ありますが、冒頭部分には「自分の非を認める文章」を入れておきましょう。ここで気をつけたいのは、始末書は始末書であり、反省文ではないということです。なので、まずは自分に非があることを書く必要があるのですが、「申し訳ありません」だけでは賢い書き方とは言えません。

 

ここで、なぜ始末書が必要なのかをもう一度考えてみましょう。始末書には、当然、ミスを犯した本人の反省の気持ちを促す意味もあります。しかしそれ以上に、「同じミスを繰り返さないための予防策を文章化する」という意味があるんです。むしろ、こちらの意味の方が圧倒的に大きいと思います。「ミスをしたのは仕方ない。当然、反省もする。しかし、今後に同じミスを繰り返さないための対策を明記する」というのが、始末書が求める最も大きなポイントなんですね。なので、「すいません。せいません」という書き方ばかりでまとめられた始末書というのは、始末書とは言えないんですよ。

始末書の書き方の基本の一つに、「謝罪の表現は簡潔に書く」というものがあります。謝罪の気持ちを表現する書き方には色々な方法がありますが、とりあえず、非が自分にあるというのが読み手に分かる程度で十分です。むしろ大切なのは、なぜそのミスが起こってしまったのか、その原因を深く追求した文章を盛り込んだ書き方が重要です。先ほども紹介したとおり、始末書は反省文ではありません。自分に非があることを認め、謝罪の表現を盛り込むことも大切なのですが、それ以上に同じミスの再発防止策をまとめたものが始末書なんですよ。なので、そのミスの原因を深く追求して、自分に至らなかった点をはっきりと明記しておきましょう。

 

そのあとに、再発防止策を明記する書き方が効果的です。相手があなたに始末書を書くことを求めたのも、同じミスをしないように気を付けてくださいという思いがあるためです。つまり、相手が求めている再発の防止策に十分な説得力がれば、それだけで始末書として相手も納得するものになるんですね。

 

「謝罪は簡潔に、再発防止策を重視する書き方」というのが、始末書を書く上で重要なポイントになってくるんですよ。